Kaltakquise Anrufzeiten: Wann Sie Entscheider am besten erreichen

Sie haben den perfekten Pitch, einen überzeugenden Gesprächsleitfaden und eine klare Nutzenargumentation – aber Sie erreichen niemanden. Das Problem liegt nicht an Ihrer Technik, sondern am Timing. Die Wahl des richtigen Anrufzeitpunkts kann Ihre Kontaktquote um bis zu 50 Prozent steigern.

Studien belegen: Die meisten Kaltakquise-Anrufe scheitern nicht am Desinteresse, sondern daran, dass sie zum falschen Zeitpunkt erfolgen. Wer zur richtigen Zeit anruft, erhöht nicht nur die Wahrscheinlichkeit, den Entscheider zu erreichen, sondern trifft ihn auch in einer aufnahmebereiten Stimmung.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wann Entscheider am besten erreichbar sind, welche Tage sich lohnen und wie Sie Ihre Anrufplanung systematisch optimieren können.

Warum Timing in der Kaltakquise entscheidend ist

Bevor wir zu konkreten Zeitfenstern kommen, schauen wir uns an, warum der Anrufzeitpunkt überhaupt so wichtig ist.

Die Psychologie der Gesprächsbereitschaft

Menschen sind nicht den ganzen Tag gleich aufnahmebereit. Unser Gehirn durchläuft verschiedene Phasen:

Morgens (7:00 bis 9:00 Uhr):

• Hohe kognitive Leistungsfähigkeit
• Fokus auf Planung und Priorisierung
• Wenig Zeit für ungeplante Gespräche

Vormittags (9:00 bis 12:00 Uhr):

• Produktivste Phase des Tages
• Offenheit für neue Informationen
• Gute Entscheidungsfähigkeit

Mittags (12:00 bis 14:00 Uhr):

• Energietief nach dem Essen
• Weniger Fokus und Konzentration
• Oft in der Mittagspause oder bei internen Meetings

Nachmittags (14:00 bis 17:00 Uhr):

• Zweite Produktivitätsphase
• Abarbeitung operativer Aufgaben
• Variable Gesprächsbereitschaft

Abends (nach 17:00 Uhr):

• Gedanken bereits beim Feierabend
• Geringe Offenheit für neue Themen
• Oft nicht mehr erreichbar

Was Studien über Anrufzeiten sagen

Verschiedene Sales-Studien und CRM-Auswertungen zeigen konsistente Muster:

• Die höchste Kontaktquote liegt zwischen 9:00 und 11:00 Uhr
• Die höchste Gesprächsbereitschaft herrscht zwischen 14:00 und 16:00 Uhr
• Mittwoch ist der erfolgreichste Wochentag für B2B-Kaltakquise
• Montag und Freitag haben 30 bis 40 Prozent niedrigere Erfolgsquoten
• Die beste Kombination: Mittwoch, 10:00 Uhr oder Donnerstag, 15:00 Uhr

Der Unterschied zwischen Erreichbarkeit und Gesprächsbereitschaft

Ein häufiger Fehler: Viele Akquisiteure optimieren nur auf Erreichbarkeit. Aber erreichen ist nicht gleich überzeugen.

Erreichbarkeit: Die Wahrscheinlichkeit, dass jemand den Anruf entgegennimmt.

Gesprächsbereitschaft: Die Wahrscheinlichkeit, dass jemand sich auf ein Gespräch einlässt.

Beispiel: Um 8:30 Uhr erreichen Sie viele Entscheider, weil sie gerade im Büro ankommen. Aber sie sind gestresst, haben drängende E-Mails und mentale To-Do-Listen. Die Gesprächsbereitschaft ist niedrig.

Um 10:00 Uhr ist die Erreichbarkeit ähnlich hoch, aber die Gesprächsbereitschaft deutlich höher, weil die ersten dringenden Aufgaben erledigt sind.

Ihre Strategie: Optimieren Sie auf Gesprächsbereitschaft, nicht nur auf Erreichbarkeit.

Die besten Anrufzeiten im B2B-Bereich

Jetzt wird es konkret. Hier sind die optimalen Zeitfenster für verschiedene Zielpersonen.

Geschäftsführer und C-Level

Beste Zeiten:

• Dienstag bis Donnerstag, 7:30 bis 8:30 Uhr: Viele Top-Entscheider kommen früh ins Büro, bevor die Meeting-Schlacht beginnt. Sie sind ausgeruht und noch nicht in operative Hektik verfallen.
• Dienstag bis Donnerstag, 17:00 bis 18:30 Uhr: Nach den regulären Meetings, aber noch im Arbeitsmodus. Viele CEOs arbeiten länger als ihre Teams.
• Mittwoch, 10:00 bis 11:00 Uhr: Der klassische Sweet Spot – erste Aufgaben erledigt, noch keine Mittagsflaute.

Schlechteste Zeiten:

• Montag, 8:00 bis 10:00 Uhr (Wochenplanung)
• Freitag, 15:00 bis 17:00 Uhr (mental im Wochenende)
• Zwischen 12:00 und 14:00 Uhr (Mittagspause oder Business Lunch)

Besonderheit: C-Level-Entscheider sind oft schwer direkt erreichbar. Ihre Assistenz filtert rigoros. Frühmorgendliche Anrufe haben höhere Chancen, weil die Assistenz noch nicht am Platz ist und der Geschäftsführer selbst abnimmt.

Abteilungsleiter und mittleres Management

Beste Zeiten:

• Dienstag bis Donnerstag, 9:30 bis 11:00 Uhr: Nach dem morgendlichen Team-Meeting, vor dem operativen Tagesgeschäft.
• Dienstag bis Donnerstag, 14:30 bis 16:00 Uhr: Nach der Mittagspause, vor der Endspurt-Phase.

Schlechteste Zeiten:

• Montag, ganztägig (Meeting-Marathon)
• 12:00 bis 14:00 Uhr (Mittagspause)
• Nach 16:30 Uhr (Tagesabschluss, E-Mails checken)

Besonderheit: Mittlere Manager sind stärker in operative Meetings eingebunden als C-Level. Sie haben weniger flexible Zeitpläne. Die Vormittagsslots sind besonders wertvoll.

Selbstständige und Geschäftsführer kleiner Unternehmen

Beste Zeiten:

• Dienstag bis Donnerstag, 10:00 bis 11:30 Uhr: Nach dem morgendlichen E-Mail-Check, aber vor dem Kunden-Business.
• Dienstag bis Donnerstag, 15:00 bis 16:30 Uhr: Zwischen Kundenterminen, oft im Büro.

Schlechteste Zeiten:

• Montag (oft Außendienst-Tag oder Kundentermine)
• Freitag nachmittags (viele Selbstständige enden früher)

Besonderheit: Selbstständige haben oft flexiblere, aber auch unvorhersehbarere Zeitpläne. Sie sind direkt erreichbar (keine Assistenz), aber oft unterwegs. Mehrere Anrufversuche zu unterschiedlichen Zeiten sind besonders wichtig.

Vertriebsleiter und Sales Manager

Beste Zeiten:

• Dienstag bis Donnerstag, 8:00 bis 9:00 Uhr: Vor dem Team-Meeting, während sie ihre eigenen Zahlen checken.
• Dienstag bis Donnerstag, 16:00 bis 17:00 Uhr: Nach den Teamgesprächen, während sie Reports vorbereiten.

Schlechteste Zeiten:

• 9:00 bis 10:00 Uhr (typische Team-Meeting-Zeit)
• 11:00 bis 12:00 Uhr (Coaching-Gespräche)
• Freitag nachmittags (Wochen-Review mit Team)

Besonderheit: Vertriebsleiter verstehen Sales-Prozesse und sind tendenziell offener für professionelle Akquise-Gespräche als andere Zielgruppen. Sie schätzen Direktheit und kommen schneller zum Punkt.

Die Wochentage im Vergleich

Nicht alle Wochentage sind gleich erfolgversprechend. Hier der detaillierte Überblick:

Montag: Der schwierigste Tag (Erfolgsquote: 2 bis 3 Prozent)

Warum schwierig:

• Übervolle Postfächer nach dem Wochenende
• Wochenplanungs-Meetings
• Mentale Vorbereitung auf die Woche
• Hoher Stresslevel

Wenn Sie montags anrufen müssen:

• Vermeiden Sie 8:00 bis 10:00 Uhr komplett
• Versuchen Sie 14:00 bis 16:00 Uhr (nach der ersten Hektik)
• Halten Sie sich extra kurz und bieten Sie schnell einen Termin für später in der Woche an

Dienstag: Guter Tag (Erfolgsquote: 5 bis 7 Prozent)

Warum gut:

• Montags-Chaos ist vorbei
• Arbeitswoche läuft an
• Offenheit für neue Themen
• Noch genug Woche für Follow-ups

Beste Zeiten:

• 9:00 bis 11:00 Uhr
• 14:00 bis 16:00 Uhr

Mittwoch: Der beste Tag (Erfolgsquote: 6 bis 9 Prozent)

Warum am besten:

• Mitte der Woche, guter Arbeitsrhythmus
• Weder Wochenstart-Stress noch Wochenend-Mentalität
• Höchste durchschnittliche Gesprächsbereitschaft
• Zeit für Terminvereinbarungen noch in der gleichen Woche

Beste Zeiten:

• 10:00 bis 11:00 Uhr (Sweet Spot!)
• 14:30 bis 15:30 Uhr

Tipp: Wenn Sie nur einen Tag für intensive Kaltakquise haben, wählen Sie Mittwoch.

Donnerstag: Ebenfalls sehr gut (Erfolgsquote: 5 bis 7 Prozent)

Warum gut:

• Ähnliche Dynamik wie Dienstag
• Viele bereiten bereits die nächste Woche vor
• Gute Terminfindung für Folgewoche möglich

Beste Zeiten:

• 9:30 bis 11:00 Uhr
• 15:00 bis 16:30 Uhr

Besonderheit: Donnerstag eignet sich besonders für Follow-up-Anrufe und Terminerinnerungen für die Folgewoche.

Freitag: Herausfordernd (Erfolgsquote: 2 bis 4 Prozent)

Warum schwierig:

• Mentale Vorbereitung aufs Wochenende
• Viele nehmen sich freitags frei oder arbeiten verkürzt
• Geringere Aufmerksamkeit für neue Themen
• Termine für nächste Woche wirken weit weg

Wenn Sie freitags anrufen müssen:

• Konzentrieren Sie sich auf 9:00 bis 11:00 Uhr
• Vermeiden Sie nach 14:00 Uhr komplett
• Nutzen Sie Freitag für Recherche und Vorbereitung statt Calls

Branchenspezifische Timing-Strategien

Nicht jede Branche tickt gleich. Passen Sie Ihre Anrufzeiten an die Rhythmen Ihrer Zielbranche an.

Gastronomiebetriebe

Beste Zeiten:

• 14:00 bis 16:00 Uhr: Zwischen Mittags- und Abendgeschäft
• Dienstag bis Donnerstag: Montag oft Ruhetag, Wochenende zu hektisch

Schlechteste Zeiten:

• 11:00 bis 14:00 Uhr (Mittagsgeschäft)
• 18:00 bis 22:00 Uhr (Abendgeschäft)
• Wochenende

Ärzte und medizinische Praxen

Beste Zeiten:

• 7:30 bis 8:30 Uhr: Vor Sprechstundenbeginn
• 12:30 bis 14:00 Uhr: Mittagspause
• Mittwoch nachmittags: Viele Praxen haben nachmittags geschlossen

Schlechteste Zeiten:

• Während Sprechstundenzeiten (meist 9:00 bis 12:00 Uhr und 15:00 bis 18:00 Uhr)

Einzelhandel

Beste Zeiten:

• Dienstag bis Donnerstag, 14:00 bis 16:00 Uhr: Nach Mittagsgeschäft, vor Feierabendkunden
• Vormittags eher schwierig wegen Wareneingang und Vorbereitung

Schlechteste Zeiten:

• Samstag (Hauptgeschäftstag)
• Montag vormittags (Wochenplanung)
• 17:00 bis 19:00 Uhr (Stoßzeit)

IT und Softwareunternehmen

Beste Zeiten:

• Dienstag bis Donnerstag, 10:00 bis 11:30 Uhr: Nach Daily Standup
• 14:00 bis 16:00 Uhr: Zwischen Coding-Sessions

Schlechteste Zeiten:

• Früh morgens (viele Tech-Mitarbeiter starten später)
• Release-Tage (oft freitags)

Produzierende Unternehmen

Beste Zeiten:

• 7:30 bis 8:30 Uhr: Vor Produktionsbeginn
• 14:00 bis 15:00 Uhr: Nach Schichtwechsel

Besonderheit: Entscheider sind oft in der Produktion unterwegs. Mehrere Anrufversuche notwendig.

Die 7-Kontakt-Regel: Persistenz mit System

Statistiken zeigen: 80 Prozent der erfolgreichen Verkäufe kommen erst nach dem fünften bis zwölften Kontakt zustande. Aber 44 Prozent aller Verkäufer geben nach dem ersten “Nein” auf.

Der optimale Kontaktrhythmus über vier Wochen

Versuch 1: Mittwoch, 10:00 Uhr

• Warum: Bester Tag, beste Zeit
• Erwartung: 40 Prozent Erreichbarkeit

Versuch 2: Donnerstag, 15:00 Uhr (2 Tage später)

• Warum: Andere Tageszeit, immer noch guter Tag
• Erwartung: 30 Prozent zusätzliche Erreichbarkeit

Versuch 3: Dienstag, 9:00 Uhr (5 Tage später)

• Warum: Neue Woche, frühe Zeit
• E-Mail dazwischen mit Verweis auf Anrufversuch

Versuch 4: Donnerstag, 16:30 Uhr (9 Tage nach Start)

• Warum: Randzeit, erreicht andere Personengruppen
• LinkedIn-Nachricht als zusätzlicher Touchpoint

Versuch 5: Dienstag, 14:00 Uhr (14 Tage nach Start)

• Warum: Zweiwöchiger Rhythmus
• Erneute E-Mail mit konkretem Mehrwert

Versuch 6: Mittwoch, 8:00 Uhr (21 Tage nach Start)

• Warum: Sehr frühe Zeit, oft Durchkommen zur Zielperson
• Letzte Chance vor Pause

Versuch 7: Donnerstag, 15:00 Uhr (28 Tage nach Start)

• Warum: Finale Kontaktaufnahme
• Klare Ansage: “Letzter Versuch, dann gebe ich Ihnen Ruhe”

Wichtig: Variieren Sie nicht nur die Uhrzeit, sondern auch den Kanal (Telefon, E-Mail, LinkedIn). Multi-Channel-Ansätze erhöhen die Gesamt-Kontaktquote um bis zu 70 Prozent.

Häufige Fehler beim Timing und wie Sie sie vermeiden

Fehler 1: Immer zur gleichen Zeit anrufen

Das Problem: Sie versuchen dreimal mittwochs um 10 Uhr. Die Person hat zu dieser Zeit immer ein internes Meeting.

Die Lösung: Variieren Sie bewusst. Morgens, mittags, nachmittags. Frühe und späte Randzeiten. So erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, die Person zu erwischen.

Fehler 2: Zu schnell aufgeben

Das Problem: Nach zwei Versuchen geben Sie auf und denken “Kein Interesse”.

Die Lösung: Mindestens 6 bis 8 Versuche über 3 bis 4 Wochen. Die meisten Entscheider sind einfach beschäftigt, nicht desinteressiert.

Fehler 3: Nicht dokumentieren

Das Problem: Sie wissen nicht mehr, wann Sie wen angerufen haben.

Die Lösung: CRM-System nutzen. Jeden Anrufversuch mit Uhrzeit und Ergebnis dokumentieren. So sehen Sie Muster.

Fehler 4: Zeitfenster zu eng planen

Das Problem: Sie planen 30 Anrufe von 10:00 bis 11:00 Uhr. Unrealistisch, wenn Gespräche entstehen.

Die Lösung: Planen Sie pro erfolgreichem Gespräch 10 bis 15 Minuten. Bei 30 Anrufen und 20 Prozent Gesprächsquote bedeutet das: 6 Gespräche mal 12 Minuten = 72 Minuten reine Gesprächszeit plus Wählzeit.

Fehler 5: Branchenrhythmen ignorieren

Das Problem: Sie rufen Gastronomen um 12:00 Uhr an. Keine Chance.

Die Lösung: Erstellen Sie Branchen-Timeslots. Dokumentieren Sie, wann welche Branche am besten reagiert.

Tools und Systeme für optimale Zeitplanung

Professionelle Akquisiteure nutzen Tools, um ihr Timing zu optimieren:

CRM-Systeme mit Anruferinnerungen

Empfehlung:

• HubSpot (kostenlos, gute Basisfunktionen)
• Pipedrive (ab 14 Euro/Monat, salesfokussiert)
• Salesforce (Premium, umfassend)

Funktion: Automatische Erinnerungen zum optimalen Zeitpunkt. “Herr Müller: Mittwoch, 10:00 Uhr anrufen”

Zeitzonenmanagement-Tools

Bei internationalen Anrufen unverzichtbar:

• World Time Buddy (kostenlos, Web-basiert)
• Every Time Zone (kostenlos, übersichtlich)

Call-Tracking-Software

Professionelle Analyse Ihrer Erfolgsquoten:

• Aircall
• CloudTalk
• Ringover

Funktion: Automatische Auswertung, wann Ihre persönliche Erfolgsquote am höchsten ist.

Kalender-Blocker

Technik: Blockieren Sie in Ihrem Kalender feste Akquise-Zeitfenster:

• Dienstag, 9:30 bis 11:00 Uhr: “Kaltakquise Block 1”
• Mittwoch, 10:00 bis 11:30 Uhr: “Kaltakquise Block 2”
• Donnerstag, 14:30 bis 16:00 Uhr: “Kaltakquise Block 3”

Das schützt diese Zeit vor Meetings und schafft Routine.

Ihr Aktionsplan: So optimieren Sie Ihr Timing ab morgen

Woche 1: Analyse

Dokumentieren Sie eine Woche lang jeden Anruf:

• Uhrzeit
• Wochentag
• Erreichbarkeit (ja/nein)
• Gesprächsbereitschaft (hoch/mittel/niedrig)
• Ergebnis (Termin/Interesse/Absage)

Woche 2: Optimierung

Analysieren Sie Ihre Daten:

• Wann war Ihre Erfolgsquote am höchsten?
• Welche Tage funktionieren bei Ihnen am besten?
• Gibt es Muster bei bestimmten Branchen?

Woche 3: Umsetzung

Konzentrieren Sie 70 Prozent Ihrer Anrufe auf Ihre Top-3-Zeitfenster. Nutzen Sie die restlichen 30 Prozent für Experimente und Randzeiten.

Woche 4: Verfeinerung

Testen Sie bewusst schwierige Zeiten (früh morgens, spät nachmittags) für schwer erreichbare Entscheider. Dokumentieren Sie Ausreißer-Erfolge.

Ab Woche 5: Kontinuierliche Optimierung

Überprüfen Sie monatlich Ihre Erfolgsquoten nach Zeitfenstern. Passen Sie Ihre Strategie an.

Fazit: Timing ist die unterschätzte Erfolgskomponente

Das beste Verkaufsgespräch nützt nichts, wenn Sie niemanden erreichen. Die richtige Anrufzeit kann Ihre Kontaktquote um 50 Prozent steigern – ohne dass Sie an Ihrer Gesprächsführung etwas ändern müssen.

Wichtigste Erkenntnisse:

• Mittwoch, 10:00 bis 11:00 Uhr ist der Sweet Spot für B2B-Kaltakquise
• Montag und Freitag vermeiden, konzentrieren Sie sich auf Dienstag bis Donnerstag
• 6 bis 8 Kontaktversuche zu unterschiedlichen Zeiten sind normal und notwendig
• Branchenrhythmen respektieren – ein Gastronom tickt anders als ein IT-Manager
• Dokumentieren Sie Ihre Erfolge und optimieren Sie kontinuierlich

Starten Sie morgen mit einem einfachen Test: Rufen Sie 10 Kontakte mittwochs zwischen 10:00 und 11:00 Uhr an und vergleichen Sie die Kontaktquote mit Ihren üblichen Zeiten. Sie werden den Unterschied sofort merken.

Denken Sie daran: Timing allein macht Sie nicht zum Top-Performer. Aber es ist der Hebel, der alle Ihre anderen Fähigkeiten – Gesprächsführung, Einwandbehandlung, Abschlusstechniken – überhaupt erst zur Geltung bringen kann. Kombinieren Sie optimales Timing mit gründlicher Vorbereitung und Recherche für maximale Erfolgsquoten.

Viel Erfolg beim perfekten Timing Ihrer nächsten Kaltakquise-Anrufe!