Sekretärin überwinden bei Kaltakquise: 7 bewährte Strategien für den Gatekeeper

Die Sekretärin oder Assistenz ist bei der B2B-Kaltakquise oft die größte Hürde zwischen Ihnen und dem Entscheider. Viele Vertriebsmitarbeiter scheitern bereits an diesem ersten Kontaktpunkt – nicht weil sie schlechte Verkäufer sind, sondern weil sie die Gatekeeper-Barriere falsch angehen.

In diesem Ratgeber zeige ich Ihnen 7 praxiserprobte Strategien, mit denen Sie respektvoll und professionell an der Assistenz vorbeikommen und direkt mit Ihrem Wunschgesprächspartner sprechen können.

Warum ist die Sekretärin so wichtig bei der Kaltakquise?

Die Assistenz ist nicht Ihr Feind – sie erfüllt lediglich ihre Aufgabe: Das Management vor unnötigen Unterbrechungen zu schützen. Je größer das Unternehmen und je höher die Position Ihres Zielkontakts, desto professioneller ist dieser Schutzwall organisiert.

Typische Gatekeeper-Funktionen:

• Anrufe filtern und priorisieren
• Termine koordinieren und verwalten
• Wichtige von unwichtigen Anrufern unterscheiden
• Verkaufsanrufe abwehren
• Informationen sammeln und weitergeben

Die gute Nachricht: Eine professionelle Assistenz kann Ihr größter Verbündeter werden, wenn Sie sie richtig behandeln. Sie kennt die Termine, Prioritäten und Vorlieben ihres Chefs besser als jeder andere.

Die 7 bewährten Strategien, um die Sekretärin zu überwinden

1. Rufen Sie zu ungewöhnlichen Zeiten an

Die wirksamste Methode, um direkt zum Entscheider durchzukommen, ist oft die einfachste: Rufen Sie an, wenn die Assistenz nicht da ist.

Optimale Anrufzeiten für direkten Durchgriff:

• Vor 8:30 Uhr: Viele Führungskräfte sind Frühaufsteher und bereits im Büro
• 12:00-13:00 Uhr: Mittagspause der Assistenz
• Nach 17:00 Uhr: Entscheider arbeiten oft länger als das Sekretariat
• Mittwoch und Donnerstag: Generell bessere Tage als Montag oder Freitag

Dokumentieren Sie, wann Sie durchkommen, und optimieren Sie Ihre Anrufzeiten entsprechend. Was in einer Branche funktioniert, kann in einer anderen anders sein.

2. Sprechen Sie die Assistenz mit Namen an

Menschen reagieren positiv auf ihren eigenen Namen. Wenn Sie die Assistenz persönlich ansprechen, steigt Ihre Chance auf Weiterverbindung erheblich.

Wie Sie den Namen herausfinden:

• Recherche auf der Unternehmenswebsite oder LinkedIn
• Anruf am Vortag: “Guten Tag, ich möchte Herrn Meier ein Paket schicken. An wen kann ich das adressieren?”
• Direktes Fragen: “Guten Tag, mit wem spreche ich?” (zu Beginn des Gesprächs)
• Xing oder LinkedIn Profile durchsuchen

Richtige Anwendung:

“Guten Tag Frau Müller, hier ist Max Schmidt von der Firma XY. Könnten Sie mich bitte mit Herrn Meier verbinden?”

Der Name schafft eine persönliche Ebene und signalisiert, dass Sie sich vorbereitet haben – kein gewöhnlicher Massenkaltanruf.

3. Seien Sie ehrlich über Ihr Anliegen

Lügen Sie niemals, um durchgestellt zu werden. Das schadet nicht nur Ihrer Glaubwürdigkeit, sondern auch Ihrer langfristigen Beziehung zum Unternehmen.

Vermeiden Sie diese Aussagen:

• “Herr Meier erwartet meinen Anruf” (wenn das nicht stimmt)
• “Es geht um eine persönliche Angelegenheit”
• “Ich bin ein Kunde” (wenn Sie keiner sind)
• “Es ist dringend” (wenn es nicht dringend ist)

Stattdessen nutzen Sie ehrliche, aber vorteilhafte Formulierungen:

• “Ich rufe an, weil wir Unternehmen dabei helfen, ihre XY-Kosten zu senken.”
• “Ich habe eine Lösung für ein Problem, das viele Logistikunternehmen haben.”
• “Ich möchte kurz mit Herrn Meier besprechen, ob unsere Lösung für ihn relevant ist.”

Seien Sie spezifisch genug, um Interesse zu wecken, aber nicht so detailliert, dass die Assistenz bereits entscheiden kann, ob es relevant ist.

4. Behandeln Sie die Assistenz als wertvollen Kontakt

Die Assistenz ist oft eine Entscheidungshilfe und kann Empfehlungen aussprechen. Behandeln Sie sie mit echtem Respekt – nicht als Hindernis, das es zu überwinden gilt.

Professionelle Herangehensweise:

• Bedanken Sie sich für ihre Zeit
• Fragen Sie nach ihrer Meinung oder Einschätzung
• Merken Sie sich ihren Namen für zukünftige Anrufe
• Senden Sie Follow-up-Informationen auch an sie
• Respektieren Sie ihre Rolle als Gatekeeper

Beispieldialog:

“Guten Tag Frau Müller, hier ist Max Schmidt von XY. Ich möchte Herrn Meier eine Lösung für die Optimierung Ihrer Logistikprozesse vorstellen. Ist das ein Thema, das für ihn aktuell relevant sein könnte?”

Diese Frage zeigt Respekt vor ihrer Einschätzung und macht sie zum Teil des Entscheidungsprozesses.

5. Nutzen Sie die Referenz-Technik

Menschen vertrauen Empfehlungen. Wenn Sie eine Verbindung oder Referenz nennen können, steigt Ihre Glaubwürdigkeit sofort.

Mögliche Referenzen:

• “Ich habe kürzlich mit Ihrer Kollegin Frau Weber aus der IT-Abteilung gesprochen, sie hat empfohlen, mit Herrn Meier zu sprechen.”
• “Wir arbeiten bereits mit drei anderen Unternehmen in Ihrer Branche zusammen, darunter Firma ABC.”
• “Ich rufe aufgrund der Empfehlung von Herrn Klein an, den ich auf der XY-Messe getroffen habe.”
• “Ich habe den Artikel von Herrn Meier über digitale Transformation gelesen und möchte ein kurzes Feedback dazu geben.”

Erfinden Sie niemals Referenzen. Nutzen Sie echte Verbindungen, auch wenn sie indirekt sind (z.B. LinkedIn-Kontakte, Messebekanntschaften, Branchenveranstaltungen).

6. Vermitteln Sie Professionalität durch Ihre Stimme

Die Art, wie Sie sprechen, ist genauso wichtig wie das, was Sie sagen. Ihre Stimme vermittelt Kompetenz, Selbstvertrauen und Ernsthaftigkeit.

Stimmtechniken für mehr Durchsetzungskraft:

• Tiefere Stimmlage: Sprechen Sie aus dem Bauch, nicht aus der Kehle
• Angemessenes Tempo: Nicht zu schnell (wirkt nervös), nicht zu langsam (wirkt unsicher)
• Deutliche Aussprache: Jedes Wort klar artikulieren
• Pausen nutzen: Nach wichtigen Aussagen kurz pausieren
• Lächeln beim Sprechen: Man hört den Unterschied

Übung macht den Meister:

Nehmen Sie Ihre Gesprächseröffnung auf und hören Sie sie sich an. Klingen Sie so, als ob ein Geschäftsführer mit Ihnen sprechen möchte?

7. Bieten Sie Alternativen an

Wenn die Direktdurchstellung nicht funktioniert, geben Sie nicht sofort auf. Bieten Sie Alternativen an, die Ihnen trotzdem Zugang verschaffen.

Effektive Alternative-Strategien:

• E-Mail-Adresse erfragen: “Ich verstehe. Können Sie mir die E-Mail-Adresse von Herrn Meier geben, damit ich ihm mein Anliegen kurz schriftlich schildern kann?”
• Rückrufzeit vereinbaren: “Wann wäre ein guter Zeitpunkt, um es erneut zu versuchen?”
• Andere Ansprechpartner: “Gibt es jemand anderen, der mir in dieser Angelegenheit weiterhelfen könnte?”
• Informationen hinterlassen: “Könnten Sie Herrn Meier ausrichten, dass ich angerufen habe? Ich sende Ihnen auch eine kurze E-Mail.”

Selbst wenn Sie nicht durchgestellt werden, haben Sie Ihren Fuß in der Tür. Die nächste Kontaktaufnahme wird leichter sein.

Häufige Fehler beim Überwinden der Sekretärin-Barriere

Diese Verhaltensweisen sollten Sie unbedingt vermeiden:

Fehler 1: Unhöflichkeit oder Arroganz

“Verbinden Sie mich sofort mit Ihrem Chef!” Diese Haltung führt garantiert zu einem abgebrochenen Gespräch. Die Assistenz wird sich an Sie erinnern – negativ.

Fehler 2: Zu viele Details preisgeben

Wenn Sie der Assistenz Ihr komplettes Verkaufsargument präsentieren, kann sie bereits ablehnen, ohne den Entscheider einzubinden. Bleiben Sie informativ, aber nicht zu detailliert.

Fehler 3: Sofort aufgeben

Ein Nein beim ersten Anruf bedeutet nicht, dass es für immer ein Nein ist. Fragen Sie nach Alternativen und versuchen Sie es zu einem anderen Zeitpunkt erneut.

Fehler 4: Unprofessionelles Auftreten

Hintergrundgeräusche, undeutliche Aussprache oder fehlende Vorbereitung lassen Sie unprofessionell wirken. Die Assistenz wird Sie nicht zu ihrem Chef durchstellen.

Fehler 5: Die Assistenz als Gegner betrachten

Wenn Sie die Gatekeeper-Barriere als Kampf sehen, haben Sie bereits verloren. Die Assistenz kann Ihr bester Fürsprecher werden – wenn Sie sie richtig behandeln.

Langfristige Beziehung zur Assistenz aufbauen

Die nachhaltigste Strategie ist es, eine echte Beziehung zur Assistenz aufzubauen. Wenn sie Sie als seriösen, respektvollen Geschäftspartner kennt, wird sie Ihnen beim nächsten Anruf weiterhelfen.

So bauen Sie eine Beziehung auf:

1. Merken Sie sich Details: Name, Geburtstag (wenn erwähnt), Urlaub, besondere Umstände
2. Seien Sie konsistent professionell: Bei jedem Kontakt freundlich und respektvoll
3. Teilen Sie relevante Informationen: Auch wenn Sie nicht durchkommen, können Sie der Assistenz wertvolle Infos zusenden
4. Bedanken Sie sich: Für jede Hilfe, auch kleine
5. Bleiben Sie im Gedächtnis: Regelmäßiger, aber nicht aufdringlicher Kontakt

Praxisbeispiel: So funktioniert es in der Realität

Schlechtes Beispiel:

“Hallo, ist da die Firma XY? Ja, verbinden Sie mich mal mit dem Chef. Es geht um Versicherungen. Wie? Nein, er erwartet meinen Anruf nicht, aber es ist wichtig. Was soll ich Ihnen erzählen? Das bespreche ich mit Ihrem Chef. Können Sie mich jetzt durchstellen oder nicht?”

Gutes Beispiel:

“Guten Tag Frau Müller, hier ist Max Schmidt von der Firma Logistik-Lösungen. Wir haben kürzlich drei Logistikunternehmen in Ihrer Region dabei geholfen, ihre Transportkosten um durchschnittlich 15 Prozent zu senken. Ich würde gerne kurz mit Herrn Meier besprechen, ob das auch für Ihr Unternehmen interessant sein könnte. Ist er gerade erreichbar?”

Der Unterschied liegt in Respekt, Konkretheit und echtem Nutzen.

Zusammenfassung: Die 7 Strategien auf einen Blick

1. Ungewöhnliche Anrufzeiten nutzen – Vor 8:30 oder nach 17:00 Uhr
2. Persönliche Ansprache mit Namen – Recherchieren Sie den Namen der Assistenz
3. Ehrlichkeit über Ihr Anliegen – Keine Lügen, aber strategische Formulierungen
4. Respektvolle Behandlung – Die Assistenz ist ein wertvoller Kontakt
5. Referenz-Technik – Nutzen Sie echte Verbindungen und Empfehlungen
6. Professionelle Stimme – Tonfall und Sprechweise sind entscheidend
7. Alternativen anbieten – E-Mail, Rückrufzeit, andere Ansprechpartner

Fazit: Die Sekretärin ist kein Hindernis, sondern eine Chance

Die Sekretärin zu überwinden ist keine Manipulation, sondern professionelle Kommunikation. Wenn Sie die Assistenz mit Respekt behandeln, ehrlich über Ihr Anliegen sind und echten Nutzen bieten, werden Sie nicht nur durchgestellt – Sie bauen eine langfristige Beziehung auf, die Ihnen bei zukünftigen Anrufen hilft.

Die besten Verkäufer sehen die Assistenz nicht als Hindernis, sondern als wertvollen Verbündeten. Ändern Sie Ihre Perspektive, und Ihre Erfolgsquote wird sich dramatisch verbessern.

Nächste Schritte:

• Recherchieren Sie die Namen der Assistenzen Ihrer Zielunternehmen
• Testen Sie verschiedene Anrufzeiten und dokumentieren Sie Ihre Erfolge
• Verfeinern Sie Ihre Gesprächseröffnung für mehr Professionalität
• Bauen Sie langfristige Beziehungen auf, nicht nur einmalige Durchstellungen

Viel Erfolg bei Ihrer nächsten Kaltakquise!